ALMACENAJE

ALMACENAJE

Entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las empresas industriales o comerciales, el almacén es una de las funciones que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la empresa.
El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
El almacén es responsable de guardar los materiales, conservándolos en condiciones optimas para su utilización. Existen almacenes de materias primas, artículos en proceso y productos terminados; así como almacenes externos ubicados en otras áreas, incluyendo también los almacenes de las empresas distribuidoras.
Se consideran como elemento del sistema logístico a todos los tipos de almacenes, siendo el almacen un elemento que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, desde su origen o fuente (Abastecimiento), hasta la entrega del ultimo usuario (Distribución), constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la empresa.
La organización del almacén debe ser armonizada con el sector productivo y comercial , adecuándose a sus respectivas exigencias, especialmente con ventas.

5.1.- Almacenamiento, embalaje y manejo de los materiales.-
El almacenamiento incluye todas las actividades necesarias para guardar y mantener los productos desde que son fabricados o adquiridos hasta que son vendidos. Es necesario para regular y compensar la oferta y la demanda. Implica la adecuación entre cantidades compradas y vendidas.
Las decisiones sobre almacenamiento afectan a la determinación del número, localización, tipo y características de los almacenes (propios o arrendados) para atender la demanda del mercado.
El número, localización y tamaño de los almacenes estarán en función del servicio al cliente prestado y de las economías de escala. Un número reducido de almacenes de gran dimensión proporcionará dimensiones en los costos, pero ofrecerá una menor operativilidad y flexibilidad. Por el contrario, un número elevado de pequeños almacenes, si bien permitirá una mayor proximidad al cliente y un servicio más ágil y flexible, dará lugar a costos de almacenajes superiores.
El manejo de los materiales incluye la determinación de los procedimientos a seguir y medios materiales y humanos a utilizar para el movimiento de los productos.
El embalaje es necesario para proteger el producto, para impedir roturas, mermas, deterioros, etc. Las decisiones sobre embalaje afectan la elección de los sistemas de protección y conservación y a los materiales a utilizar. El embalaje puede constituir un elemento promocional del producto.

5.2.Funciones del almacén
La función de almacenaje es compleja y es por ello que debe ser estudiada analíticamente.La dirección de la empresa tiene que examinar el problema del almacenaje según dos aspectos esenciales:

1. El que se refiere a su estructuración, lo que se refiere a fijar su emplazamiento, sus dependencias, e identificar las exigencias de coordinación con los distintos sectores de la empresa.
2. El que atañe a la organización de su funcionamiento, que se centra en la fijación de las normas practicas para la marcha del almacén.

La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

• Recepción de Materiales
• Registro de entradas y salidas del Almacén.
• Almacenamiento de materiales.
• Mantenimiento de materiales y de almacén.
• Despacho de materiales.
• Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

5.3.-Las áreas del almacén
Normalmente una planta fabricante o una empresa comercializadora debe tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación:

1. Recepción.
2. Almacenamiento.
3. Entrega.

El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local.
Área de Recepción:El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. Las condiciones que impiden el flujo rápido son:

• Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.
• Medios de Manejo de Materiales Deficiente.
• Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corta posible, pues el espacio y el costo de operación depende de la fluidez con que estas se pasan del vehículo del proveedor al almacén. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.
Área de Almacenamiento: En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos.
El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en función de tres factores:

• Entidad a la cual se va servir.
• El espacio de que se dispone.
• Los artículos que en él se van a guardar.

Para determinar en relación a ellos, las características que debe reunir.
Área de Entrega: La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe:

• Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.
• Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura.
• Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida.

5.4.-Principios básicos del almacén.-
El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías.
Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de fallos en el suministro y al menor costo posible de operación.
Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
• Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en almacén mientras las nuevas son despachadas.
• Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra.
• Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay una ocasión más para estropearla.
• Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño a el. Solo se permitirá ingreso al personal autorizado.
• Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de documentación adecuada.
• Llevar registros de existencias al día.
• Eliminar el papeleo superfluo.
• Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se almacena.
• El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación.
• El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén. Los transversales perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artículos.
• El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribución en el opuesto.
• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).
• Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance de las puertas de recepción y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.
• Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y la programación y control de producción sobre las existencias.
• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.
• La identificación debe estar codificada.
• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente pro personal ajeno al almacén.
• Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.

Fuente : http://www.luismiguelmanene.com/2012/06/21/logistica-transporte-almacenaje-y-manutencion/